Effizientes Presseclipping mit Universal Document Converter

Bei ihrer Arbeit setzen PR-Agenturen und Marketingabteilungen auf eine Vielzahl von Instrumenten. Eines davon ist das Zusammenstellen von Ausschnitten aus Online-Massenmedien. Der Begriff beinhaltet das Sammeln und die Analyse von Inhalten, die elektronischen Medien entnommen wurden. Im Wesentlichen ist damit die laufende Beobachtung von bekannten Online-Zeitungen gemeint, wobei die benötigten Informationen analysiert und anschließend dem Kunden oder der eigenen Unternehmensleitung präsentiert werden. Presseclipping der alten Schule Presseclipping aus Online-Massenmedien ist ein mühsames Unterfangen. Wäre es nicht so wichtig (die Ergebnisse dienen als Basis für Korrekturen der PR- und Geschäftsstrategien von Unternehmen), würden vermutlich die meisten Unternehmen darauf verzichten. Zum einen erfordert der Prozess die physische Beobachtung aller untersuchten Inhalte, und zwar manuell, denn nur ein Mensch kann das benötigte Material nach qualitativen Kriterien sichten und auswählen. Zum anderen müssen die ausgesuchten Artikel verarbeitet werden. Sie müssen in ein einheitliches Format überführt werden, in dem das ursprüngliche Layout beibehalten wird und bei dem auch gewährleistet bleibt, dass sie auf dem Computer des Kunden angezeigt und ausgedruckt werden können. Für gewöhnlich werden solche Artikel in zwei Stufen verarbeitet. Zuerst werden sie mit einem Bürodrucker ausgedruckt, um anschließend in eine PDF-Datei gescannt zu werden. Die Ergebnisse werden dann an den Kunden oder das Management geschickt. Leider hat eine solche Methode viele erhebliche Nachteile. Erstens ist die Qualität der solchermaßen erstellten Kopien tendenziell schlecht, denn schließlich werden in den meisten Fällen herkömmliche Bürogeräte verwendet. Solche Hardware ist für das Drucken und Scannen von gewöhnlichen Textdokumenten mehr als ausreichend, doch für die hochwertige Verarbeitung von Bildmaterial ist sie kaum geeignet. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass die Artikel oft mit normalen Schwarzweiß-Laserdruckern ausgedruckt werden. Die versandfertigen PDF-Dateien sind dementsprechend farblos und der Kunde ist unzufrieden, da die Qualität der Dokumente zu wünschen lässt. Zweitens ist die oben erwähnte Methode mit sehr viel Handarbeit verbunden, denn schließlich sind die Seiten in verschiedenen Online-Massenmedien auch unterschiedlich gestaltet. Dazu kommt, dass nur wenige davon ausgedruckt auf eine DIN A4-Seite passen. Daher muss individuell eine Möglichkeit gefunden werden, jeden einzelnen Artikel auf der verfügbaren Papiergröße unterzubringen. Leider gelingt dies nicht immer… Das Einscannen der ausgedruckten Artikel ist erst richtig zeitraubend. Man muss jedes Dokument vorsichtig einlegen, den Scannvorgang starten und – warten. Danach ist das nächste Blatt Papier an der Reihe, und so weiter und so fort… Die Aufgabe wird noch komplizierter, wenn die ausgedruckten Inhalte der Breite nach nicht aufs Papier passen. In diesem Fall werden auf der rechten Seite Teile des Dokuments nicht ausgedruckt. Man könnte die Artikel natürlich auch im A3-Format ausdrucken, aber solche Drucker und Scanner sind sehr kostspielig. Im Ergebnis ist Presseclipping mit dieser konventionellen Methode extrem zeitaufwändig und die Produktivität des für diese Arbeit eingesetzten Mitarbeiters ist kaum als ideal zu bezeichnen. Ein weiterer Nachteil dieser altmodischen Arbeitsweise sind die erheblichen Kosten für Verbrauchsmaterial. Beim Drucken der Artikel wird nämlich Papier verbraucht, und zwar stapelweise. Ganz zu schweigen von Tinte und Patronen für den Drucker. Am schlimmsten daran ist, dass die Papierseiten unmittelbar nach dem Einscannen wertlos werden. Deswegen landen sie spätestens nach einer halben Stunde im Müll. In Wahrheit trägt natürlich der Kunde die Kosten für Verbrauchsmaterial. Es kann jedoch nie schaden, den Aufwand für die eigene Dienstleistung zu senken, denn das ermöglicht wiederum höhere Gewinnspannen bzw. niedrigere Preise, die für mehr Wettbewerbsfähigkeit sorgen. Presseclipping automatisieren Wie bereits erwähnt, besteht Presseclipping aus zwei Arbeitsphasen. Eine Automatisierung der Suche und Auswahl von Inhalten ist praktisch unmöglich. Die Vorbereitung der im Internet gefundenen Artikel und den Versand an den Kunden kann man jedoch ganz anders gestalten. Man braucht dazu das Programm Universal Document Converter. Das Besondere an dieser Software ist, dass sie als virtueller Drucker verwendet wird. Diese Eigenschaft ermöglicht die Konvertierung von Dokumenten aus jedem Programm, mit dem man Daten ausdrucken kann (also auch aus Webbrowsern) und sorgt zudem für mehr Benutzerfreundlichkeit. Presseclipping mit Universal Document Converter funktioniert folgendermaßen:

• Die für den Kunden interessanten Online-Massenmedien werden untersucht.
• In Universal Document Converter werden die Parameter der Ausgabedateien eingestellt und die ausgesuchten Inhalte werden direkt aus dem Browserfenster mit diesem virtuellen Drucker ausgedruckt.

Besondere Erwähnung verdient die Tatsache, dass man mit Universal Document Converter neue Seiten an bestehende Dateien anhängen kann. Dank dieser Funktion lassen sich PDF-Dokumente erstellen, die z. B. alle Artikel über einen bestimmten Zeitraum oder aus einer bestimmten Internetquelle enthalten. Verwendet man beim Erstellen von Pressespiegeln Universal Document Converter, werden dadurch alle Probleme der konventionellen Arbeitsweise gelöst. Erstens ist die Qualität der ausgegebenen PDF-Dokumente mit jener des Quellmaterials vollkommen identisch. Während der Umwandlung bleiben nämlich Formatierung und Farbschema des Artikels unverändert. Zweitens ist es möglich, die Größe der ausgegebenen Seiten in den Einstellungen der Konvertierung zu ändern. Man kann also den gesamten Quellartikel auf einer Seite der Ausgangsdatei unterbringen bzw. umfangreiche Inhalte als mehrseitiges PDF-Dokument speichern. Wenn man sich beim Ausschnittdienst das Drucken und Scannen ersparen kann, sinken automatisch die Kosten für Papier und Tinte. Zudem sorgt dies für weniger Verschleiß bei den Bürogeräten. Mit Universal Document Converter sind daher erhebliche Einsparungen beim Verbrauchsmaterial möglich. Darüber hinaus bedeutet weniger Papierverbrauch nicht nur eine Senkung der Gemeinkosten, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz. Die Effizienz der mit dem Erstellen von Pressespiegeln aus Online-Massenmedien beschäftigten Mitarbeiter wird natürlich mit Universal Document Converter ebenfalls erheblich gesteigert. Ermöglicht wird dies durch die Automatisierung der Verarbeitung der ausgewählten Inhalte und durch die Abschaffung manueller Arbeiten. Fazit Presseclipping aus Online-Massenmedien ist ein mühsames und zeitraubendes Unterfangen. Viele PR-Agenturen lösen dieses Problem durch manuelle Mehrarbeit ihrer Angestellten. Dabei ist es möglich, einen Teil dieser Arbeiten zu automatisieren. Mit Universal Document Converter ist es möglich, solche Aufgaben wesentlich zeitsparender zu bewältigen. Gleichzeitig sorgt die Software für mehr Qualität bei den erstellten Berichten und für Einsparungen bei den Gemeinkosten, wovon sowohl der Kunde als auch die Agentur profitiert.