Elektronische Datenverarbeitung: Word-Dokumente verglichen mit PDF

Der Einsatz von elektronischen Dokumenten bietet in jedem Betrieb eine optimale Gelegenheit zur Senkung der Kosten für Papier und Toner und zur Beschleunigung des Austausches von Informationen mit Partnern und angeschlossenen Unternehmen mittels Übertragung von Dateien über das Internet. Dieser Artikel ist ein Vergleich der zwei gängigsten Dokumentformate, die in modernen Systemen für den Dokumentenfluss verwendet werden. Word und PDF – alte Rivalen Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten ist Word (Dateien mit der Endung .doc) das am weitesten verbreitete Format. Es ist dies das Standardformat von Dateien, die mit Microsoft Word erstellt wurden, wobei seine Verbreitung ausschließlich auf die Omnipräsenz dieses Textverarbeitungsprogramms zurückzuführen ist. Die Geschichte des Doc-Formats begann mit der ersten Version von Microsoft Word, das damals ein gewöhnliches Programm für das Erstellen von Texten war. Seit dieser Zeit kam mit jeder neuen Version von Microsoft Word ein geändertes Dateiformat, das sich – und sei es nur geringfügig – von der Vorversion unterschied. Rückwärtskompatibilität war also für Microsoft kein Thema. Daher wurde eine Datei, die mit der neuesten Version von Word erstellt wurde, in jeder älteren Version des Programms anders dargestellt. Ein weiterer Aspekt von Word ist, dass es sich dabei um ein proprietäres Dateiformat handelt. Das Word-Format wurde von Microsoft speziell für das eigene Textverarbeitungsprogramm entwickelt und seine Spezifikationen sind deshalb Firmeneigentum und nicht öffentlich. Zugriff darauf haben ausschließlich offizielle Partner der Microsoft Corporation und einige wenige Regierungen. Eine Ausnahme bilden hier die Spezifikationen für Dokumente der Version Microsoft Word 97, die 1998 im Rahmen der Entwicklerdokumentation für Microsoft Office 97 veröffentlicht wurden. Wie bereits erwähnt, wurde die Struktur des Formats stets geheim gehalten, weswegen sich seine Entwicklung kaum nachverfolgen lässt. Bekannt ist lediglich, dass beim Word-Format lange Zeit keine wesentlichen Änderungen vorgenommen wurden. Erst seit dem Erscheinen von Microsoft Office 2007 haben Word-Dokumente ein gänzlich neues, auf XML basierendes Format. Ein weiteres, weit verbreitetes Format für elektronisch gespeicherte Dokumente ist PDF (Portable Document Format). PDF wurde von Adobe Systems entwickelt und dient in erster Linie der Darstellung von grafischen Inhalten in elektronsicher Form. 1991 wurde das Format zum ersten Mal öffentlich präsentiert, und bereits 1992 wurde es auf der Fachmesse “Comdex Fall” mit dem Titel “best of Comdex” ausgezeichnet. Seit dieser Zeit hat sich das PDF-Format stark verändert. 1994, 1996, 1999 und 2001 wurden neue Versionen herausgegeben, wobei jedes Mal neue Funktionen integriert wurden, wie z. B. externe Links, Artikelstrukturen, geräteunabhängige Farben, der CMYK-Farbraum, Raster und Overprint, ICC-Farbmanagement, 2 Byte CID-Schriftarten und vieles, vieles mehr. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal von PDF ist, dass es sich um ein geräte- und plattformunabhängiges Dateiformat handelt. Das bedeutet, dass sich jedes PDF-Dokument unabhängig vom Betriebssystem auf jedem beliebigen Computer öffnen lässt (mittels entsprechender Software) und dabei genauso aussieht, wie auf dem Rechner, mit dem es erstellt wurde. Dies ist auch der wesentliche Vorteil von PDF. Dank diesem Format wird nämlich die Handhabung sämtlicher Dokumenttypen viel praktischer, und zwar sowohl beim Aufbau eines elektronischen Archivs für den unternehmensinternen Gebrauch als auch beim Austausch von Informationen mit Geschäftspartnern und entlegenen Niederlassungen. Elektronische Datenverarbeitung: Word oder PDF? Als Prozess gesehen lässt sich die Arbeit mit elektronischen Dokumenten in drei elementare Stufen einteilen: Erstellen, Übertragen (Versenden an Empfänger, elektronische Veröffentlichung, usw.) und Archivieren. Im Rahmen der ersten Stufe bietet das Word-Format eindeutige Vorteile. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word ist beim Erstellen von elektronischen Dokumenten eindeutiger Marktführer und als solcher auf so gut wie jedem Bürocomputer installiert. Es ist benutzerfreundlich, bietet einen reichhaltigen Funktionsumfang und hat sich im Laufe der Zeit für alle seine Einsatzzwecke als der Quasi-Standard etabliert. Zudem gibt es einfach keine Programme, mit denen man bei vergleichbarem Funktionsumfang PDF-Dateien erstellen und bearbeiten könnte. Sogar Adobe Acrobat Professional erlaubt nur minimale Änderungen eines bereits bestehenden PDF-Dokuments (z. B. das Ausfüllen eines Formulars, das Hinzufügen eines Kommentars, usw). Anders gesagt muss man eine PDF-Datei zunächst in einem beliebigen anderen Format erstellen und anschließend mithilfe bestimmter Software in PDF konvertieren. Klarerweise ist dies für den Anwender nicht unbedingt praktisch. Ab der nächsten Stufe des Datenverarbeitungsprozesses liegen die Vorteile eindeutig auf der Seite des PDF-Formats. Im Folgenden sollen die Vorzüge von PDF genauer besprochen werden. Der erste Vorteil heißt natürlich Plattformunabhängigkeit. Welche Computer im Büro Ihres Partners stehen und unter welchem Betriebssystem sie laufen, ist unerheblich. Es ist auch egal, welche Software zum Anzeigen der PDF-Dateien verwendet wird. Die Dokumente können auf jeden Fall in identischer Form angezeigt und bei Bedarf auch ausgedruckt werden. Verlässt man sich dagegen auf Microsoft Word, sollten beide Partner die gleiche Version der Software installiert haben. Offen gesagt trifft dieses Problem auch auf unterschiedliche Versionen von Programmen zum Anzeigen von PDF-Dateien zu. Man muss jedoch bedenken, dass diese Programme kostenlos sind, sodass die aktuelle Version im Bedarfsfall jederzeit heruntergeladen und installiert werden kann. Der zweite Vorteil von PDF ist, dass die Software zum Anzeigen der in diesem Format gespeicherten Dateien kostenlos ist. Das Programm Acrobat Reader kann von jeder Person oder Firma absolut unentgeltlich heruntergeladen und für das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten benutzt werden. Dies erweist sich insbesondere dann als praktisch, wenn Informationen lediglich von einer Seite zur Verfügung gestellt werden. Der dritte Vorteil von PDF ist, dass das Versenden von Dateien an Partner und Kunden sicher ist. Tatsächlich werden mit Microsoft Word erstellte Dokumente oft zu Trägern verschiedener Computerviren. Zudem ist es manchmal erforderlich, eingebaute Mechanismen gegen unbefugten Zugriff zu verwenden. In dieser Hinsicht bietet PDF einige Vorteile, denn die Spezifikationen des Formats wurden von vielen unabhängigen Softwareentwicklern und IT-Experten geprüft, die allesamt keine Sicherheitslücken oder Backdoors finden konnten. PDF hat einen weiteren, vierten Vorteil. Für das Archivieren von elektronischen Dokumenten und den Austausch von Informationen zwischen Unternehmen gibt es für das PDF-Format eine ISO-Norm (ISO steht für “International Organization for Standardization”). Darüber hinaus haben Vertreter von Adobe angekündigt, dass die Spezifikationen der aktuellen Version des Formats dem Verband AIIM (Association for Information and Image Management) zur Verfügung gestellt werden sollen. Die AIIM beabsichtigt wiederum, PDF als allgemeinen internationalen Standard in der elektronischen Datenverarbeitung zu fördern. Wenn dies passiert, was sehr wahrscheinlich ist, wird die Verwendung des PDF-Formats im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung weltweit institutionalisiert. All diese Vorteile des PDF-Formats kommen auch in der dritten Stufe der Datenverarbeitung zum Tragen, also beim Speichern und Archivieren von elektronischen Dokumenten. Es ergibt sich demzufolge die folgende interessante Situation: Einerseits eignet sich das Word-Format bestens zum Erstellen von Dokumenten, andererseits ist beim Versenden und Archivieren dieser Dokumente PDF deutlich überlegen. Natürlich kann man sich auch für jedes andere Format entscheiden und lernen, mit den verbundenen Nachteilen zu leben. Bei der Datenverarbeitung erscheint jedoch eine kombinierte Arbeitsweise sinnvoller: Erstellen Sie Ihre Dokumente im Word-Format und konvertieren Sie diese vor dem Versenden oder Archivieren in PDF. Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorteilen beider Formate und umgehen die Nachteile. Mitarbeiter von Unternehmen stehen aus diesem Grund oft vor der Aufgabe, DOC-Dateien in PDF umwandeln zu müssen. Wie konvertiert man ein Word-Dokument in PDF? Ganz einfach! Will man auf Unternehmensebene die Aufgabe des Konvertierens von Word-Dokumenten ins PDF-Format lösen, so sollten in erster Linie Aspekte der Benutzerfreundlichkeit betrachtet werden. Der Prozess sollte so weit wie möglich automatisiert verlaufen, damit er von Ihren Mitarbeitern sprichwörtlich “auf Knopfdruck” ausgeführt werden kann. Das sich anbietende Beispiel einer solchen Lösung ist das Produkt Universal Document Converter. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um einen virtuellen Drucker. Das bedeutet, dass nach dem Installieren der Software im Betriebssystem ein neuer “Drucker” verfügbar wird. Dieses virtuelle Gerät steht jeder Anwendung zur Verfügung, einschließlich Microsoft Word. Sendet nun ein Benutzer ein Dokument an diesen Drucker, wird die Dateikonvertierung gestartet. Dieses Konzept gewährleistet, dass Mitarbeiter das Konvertieren von Word-Dokumenten ins PDF-Format bei minimalem Zeitaufwand bewerkstelligen, was im Unternehmen zur Kostensenkung beiträgt. Zu bestimmten Zeiten entsteht in Unternehmen der Bedarf, sehr viele Word-Dokumente ins PDF-Format konvertieren zu müssen. Eine mögliche Lösung dieser Aufgabe wäre das konsequente Öffnen jeder Datei, um diese anschließend auf dem virtuellen Drucker auszudrucken. Allerdings wäre dies extrem mühsam und zeitraubend. Daher kann man zwecks deutlicher Beschleunigung einer solchen Massenumwandlung ein Tool für den Stapeldruck verwenden, wie z. B. das Programm PrintConductor. Das Funktionsprinzip ist dabei sehr einfach: Der Benutzer muss lediglich eine Liste von Dokumenten angeben, die gedruckt werden sollen, und das Gerät wählen, auf dem gedruckt werden soll. Natürlich wird in diesem Fall der Drucker “Universal Document Converter” heißen, wobei das Ergebnis des Druckvorgangs die Stapelumwandlung aller angegebenen Dateien aus dem Word-Format in PDF sein wird. Auf diese Weise kann dank der kostengünstigen (das Tool PrintConductor ist kostenlos) und äußerst benutzerfreundlichen Software jedes Unternehmen von den Vorteilen der Dateiformate DOC und PDF profitieren und ihre jeweiligen Nachteile umgehen.